Les logiciels et les systèmes de rendez-vous

Les logiciels et les systèmes de rendez-vous

Votre système de rendez-vous doit être bien conçu et administré efficacement. Si c’est le cas, cela soutiendra les soins aux patients et la sécurité. Cela contribuera à une gestion efficace du temps. Il vous aidera à surveiller la présence des patients.

Votre système de rendez-vous peut être basé sur le papier, mais il est plus courant d’utiliser un système informatisé. Assurez-vous que vous et votre personnel  bénéficié d’une formation complète afin que toutes les fonctions et fonctions du système puissent être pleinement utilisées. Le praticien peut consulter les systèmes de rendez-vous informatisés tout au long de la journée pour surveiller les temps d’attente et les priorités des patients. Il peut également aider à gérer les non-présentations et les annulations.
La politique sur les annulations : les patients doivent être informés des conditions d’annulation. (Par exemple, frais d’annulation, limite du nombre d’annulations, etc.)

Que se passe-t-il lorsque les patients ne se présentent pas aux rendez-vous prévus ?

Améliorer votre pratique

Les caractéristiques idéales d’un système de rendez-vous, comme le logiciel gestion rdv , peuvent être classées comme supportant la gestion du temps, la satisfaction du patient et la conformité du patient.

Gestion du temps

Idéalement, un système de rendez-vous devrait inclure les caractéristiques suivantes pour assurer la meilleure gestion du temps:

Nom et identifiant du patient (identifiant du fichier / adresse / numéro de téléphone / date de naissance)

Date de rendez-vous

Heure du rendez-vous

Durée flexible du rendez-vous

Nom du praticien

Confidentialité du patient

Soyez facile à utiliser

Soyez facile à générer des rapports, tels que:

Temps d’attente (combien de temps le patient attend-il après l’heure prévue du rendez-vous?)

Nombre de patients vus par session / jour / semaine / mois

Enregistrement des rendez-vous annulés

Capacité de changer les heures de rendez-vous, tout en enregistrant les changements (piste d’audit)

Record de ‘non-présentation’

Incorporer un système de triage efficace (les patients qui demandent un rendez-vous doivent toujours être invités si le rendez-vous est urgent, surtout avant d’être mis en attente)

Utiliser un système de sauvegarde / restauration pour maintenir les enregistrements permanents et aider à la restauration si les systèmes informatiques échouent

Impression de listes de rendez-vous chaque jour, en tant que mesure contre des éléments tels que la panne de courant ou la perte d’accès aux ordinateurs

Planifiez vos longueurs de consultation pour avoir suffisamment de temps pour:

Passer en revue les notes des patients ou les lettres de référence

Obtenir un historique

Mener une évaluation

Discuter du plan de prise en charge avec le patient

Documenter vos résultats

S’assurer que les rendez-vous postopératoires sont prévus au moment de la sortie

Planifiez des pauses pour permettre au médecin de s’occuper des appels téléphoniques, de la paperasse et de la documentation

Planifiez des pauses suffisantes

Non-présence de patients

La non-présence d’un patient ou l’annulation d’un rendez-vous d’examen peut être une indication d’un patient insatisfait, mais peut également nécessiter un suivi clinique. Quand un patient ne se présente pas pour un rendez-vous prévu, ou quitte avant d’être vu par le personnel médical, le praticien doit être informé. Avec les patients existants, indiquez pourquoi le rendez-vous a été annulé et quelles autres actions, le cas échéant, devraient ou ont été prises.

Si vous avez des préoccupations au sujet de la conformité du patient, une lettre pourrait être envoyée au patient ou au praticien référant et une copie de cette lettre devrait être conservée dans le dossier du patient. Si la condition est grave, la lettre doit être envoyée au patient par courrier recommandé (voir la section ci-dessous sur la conformité).

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